KOMBINIRANJE - VAŽNO!

Iako se svi poslovi čine i važnim i hitnim, samo su neki važni. Oni zahtijevaju najveći prioritet. Ako su svi poslovi potrebni, samo su neki presudni. Ako sve zadaće treba obaviti, samo su neke brzodolazeće, hitne. Dilemu o tome čemu se trenutačno posvetiti, a čemu kasnije ili nikad, rješava matrica „važno - hitno".

Metodu je rado koristio Dweight Eisenhower, u II Svjetskom ratu general-vojskovođa, a kasnije i američki predsjednik. Po njemu je metoda i dobila ime Eisenhowerova košarica („Odmah baciti u koš sve što meni i drugim nije važno!").
Za koristiti ovu matricu, prvo treba svaki zadatak ocijeniti po dva kriterija i s time u vezi „priljepiti" mu odgovarajuću etiketu.
Kriterij važnosti posla poznaje tri ranga i to:
A - presudno, najvažnije, B - srednje važno, C - malo važno, jedva zamjetno.
I kriterij vremenskog dospijeća, ročnosti posla ima tri stupnja s rangovima:
1 - vrlo skoro, danas, hitno, 2 - uskoro, 3 - odloženo, nekad kasnije u budućnosti
Sada nam predstoji zadaća spojiti oba kriterija i iznaći tzv. krajnje kombinacije: „najvažnije - najhitnije", odnosno „nevažno - kasnije", kao i nekoliko prijelaznih slučajeva.
Postoje četiri osnovna stupnja prioriteta u našem djelovanju i označavamo ih kao I, II, III, IV. Svaki od njih zahtijeva drugačiji odnos i radnu aktivnost., na način da odredimo: što ćemo raditi sam a što delegirati ili proslijediti, što ćemo posebno unositi u terminski planer, a što se zasebno ne planira, itd. Pa da pogledamo:

PRIORITET I: A-1
Veoma važni, ujedno i veoma hitni poslovi. Njima se moramo sami posvetiti, najvećom pažnjom, svojim najboljim snagama, odmah. Takvom se poslu mora odrediti trajanje. U dnevniku obveza uz takvu akciju mora se unijeti oznaka L (smjesta lansirati u rad).
PRIORITET II: A-2 te B-2
Važni, ali ne posve hitni poslovi. Njihova ročnost uskoro dospijeva. Početak rada ne smije se dugo odgađati. Zato ih svakako treba unijeti u terminski plan rada. U dnevniku obveza takvi poslovi dobivaju oznaku T (terminirati početak/završetak). Neki od njih mogu se delegirati ali uz praćenje (DP)
PRIORITET III: B-1 te C-1
To su poslovi osrednje ili manje važnosti ali veće hitnosti. Uz slabiju organizaciju takvih je nažalost imamo najviše pa se sa svih strana čuje: „Kasnimo! Hitno! Urgiraju!". Nuputno je najviše takvih delegirati suradnicima (D) ili ih odraditi u narednom planskom bloku "operativa" (L).
PRIORITET IV: C-3
Poslovi male vrijednosti i ne hitni. Treba ih pustiti da čekaju (Č), možda im i samo vrijeme presudi. To je ono kad sve nevažne dopise i predmete stavljate na jednu hrpu, na rubu stola. S protekom dva, tri mjeseca, propustite ih kroz prste i vidite da velika većina je postala neaktualna, bezpredmenta. I na koncu, neke od poslova treba odmah proslijediti u u koš (K) jer se nas ne tiču, nisu nam po ničemu zanimljivi, ni danas ni sutra.
(preuzeto iz skore knjige MANADŽER SAM SEBI, autor Goran Tudor, tisak 15.3.2008.)