RSS
Newsletter
Prijavi se!

SASTANCI I KALENDAR

Jedna je velika zrakoplovna tvrtka istražila koje je razdoblje dana najpogodnije za sastanke. Kada su ljudi najorniji, kada će sastanci biti najdjelotvorniji? Na kraju, kombinirajući ljudski bioritam i organizacijski ritam tvrtke, uprava je preporučila zaposlenima: imajte sastanke u samo dva termina - od 9 do 10 i od 11 do 13 sati.
U nekoj drugoj tvrtki, menadžer je zabranio održavanje sastanaka petkom, kazavši: "Neka zaposleni budu bar jedan dan u tjednu slobodni od sastanaka, da mogu na miru raditi".

Na početku, važna napomena: Naravno da sva donja pravila možete zanemariti u slučaju prave potrebe. Posao prije svega, kupac prije svega, rok prije svega! Povremeno da, stalno nikad! Zato i postoje ova pravila:

O datumu sazivanja. Ako poziv uputite 15 dana ranije (prerano!), pozvani mogu u međuvremenu na nj i zaboraviti. Samo jedan dan uoči, još je i gore; svi imaju popunjene termine. Svaki sastanak ima "svoje" vrijeme sazivanja. Sazivati važniji sastanak za isti dan neuljudno je (osim ako nije nešto stani-pani). Oni koji imaju moć, time je dokazuju, ali uz to i osobni manjak organiziranosti.

Što raditi ponedjeljkom i petkom? U te dane idite s "lakšim" temama i s manjim brojem sastanaka. Ponedjeljak je sav napet jer počinje radni tjedan, a petkom je mnogima ionako "svega dosta", osobito nakon 12,00 sati. Sazovite sastanak u 13,00 i dobit ćete grupu nemotiviranih kojima su misli "već daleko".

O vremenu sastanka u danu. Važne i teške sastanke treba sazivati u pogodno vrijeme, kad je bioritam sudionika najpovoljniji, kad su potrebe za komunikacijom s okruženjem najmanje. Pred kraj rada dobro dođu kraći operativni sastanci koji zanimljivošću ili operativnošću lako ožive pažnju. Za to doba ne ostavljajte teme koje potiču raspravu.

O planiranju trajanja. Ako je vrijeme ograničeno, tome valja prilagoditi dnevni red. Kad je pak dnevni red obveza, bira se trajanje koje omogućuje obradu svih tema. Ubaciti previše točaka znači isplanirati zbrku (koja će se i dogoditi).

O trajanju u praksi. Predvidivo trajanje treba najaviti uz poziv, a sastanak mora teći po planu. Prekoračuje li se vrijeme olako, uskoro nitko neće mariti za vremenski okvir sastanka. Počnite točno, završite točno!

Neke lukave tehnike vremenskih ušteda:

1) Najupućeniji sudionik neka vam bude i uvodničar. Tako ćete izbjeći da pored uvodničara imate i "uvodnog diskutanta".
2) Neke sastanke održite "na stoječki".
3) Kratke operativne sastanke možete sazvati 30 minuta pred odmor ili kraj rada. To nije fer, ali... Svi će štedjeti zajedničko - ali i svoje vrijeme.

G. T.

(Samo za osobnu upotrebu. Nakladnička prava: M.E.P.)

www.manager.hr

 

Najveća poslovna knjižara u jugoistočnoj Europi

Tvrtka M.E.P. d.o.o. dobila uglednu nagradu za knjigu-planer Učinkovit menadžer

Naša preporuka

Za Vaš godišnji odmor

Izrada web stranica WEB marketing