RSS
Newsletter
Prijavi se!

UČINKOVITO UPRAVLJANJE VREMENOM

UČINKOVITO  UPRAVLJANJE  VREMENOM Istraživanja su pokazala da je osobna organiziranost izuzetno važna za učinkovitost zaposlenog, a rukovoditeljevu posebno (ne dao nam Bog zbrkanog šefa!). Osobna učinkovitost je prva stepenica na putu do poslovnog uspjeha i životne ravnoteže.
Jedan dio osobne učinkovitosti odnosi se na upravljanje svojom energijom tj. svojim vremenom. U nastavku dajemo popis nekih važnih pravila na tu temu. Nije dovoljno pročitati ih ili se samo s njima slagati. Na svakome je da ih vježbom pretvorite u rutinu:

PRIORITETI

· Svojih mjesečnih i godišnjih ciljeva, sjeti se početkom i krajem svakog dana.
· Svaki tvoj rad neka ti bude u funkciji ostvarenja poslovne zadaće i postavljenih ciljeva.
· Bitne stvari su važnije od - hitnih. (Ako je hitno, ne znači da time postaje bitno. Može nekad i "hitno" počekati).
· Uz svaku aktivnost upiši oznaku prioriteta (A,B,C) i oznaku roka (1,2,3).
· Upitaj se u 8,00 i 12,00 sati: "Što ću važno raditi", "Je li ovaj zadatak vrijedan mog najvećeg truda".
· Što si na višoj funkciji, to se u danu trebaš baviti s više "A" zadataka.
· Stvari koje odgađaš, u kojima kasniš, u kojima ne izvršavaš dogovore i obećanja, u sutrašnjem planu stavi ih pod prioritet "A" .
· Važne stvari radi sam ili pod svojim neposrednim nadzorom.

IZRADA DNEVNOG PLANA

· Odvoji dnevno 15 minuta za izradu plana. Ako to uradiš danas za sutra, ili u nedjelju za cijeli tjedan, bit ćeš mirniji i uspješniji.
· Dan započni pregledom ostvarenja plana za jučer.
· Isplaniraj barem dva dana odjednom.
· Planiraj napismeno. Sve fiksne obveze unosi u terminski plan odmah (u suprotnom, zaboravit ćeš dosta toga).
· Ponedjeljak i petak manje optereti.

NAPREDAK PO PLANU

· Radni dan počni još jednim pregledom dnevnog plana (ili njegovom izradom, ako to nisi stigao jučer).
· Kad je gužva ne radi ništa što nije isplanirano i dogovoreno
· Pregledaj bilješke i napredak dnevnog plana u 11,00 i 14,00 sati.
· Što je veća gužva to više: bilježi, planiraj, kontroliraj napredak.
· Radni dan završi precrtavanjem učinjenog. Čestitaj sam sebi!
· Ono što je "zrelo" i pri završetku, to završi odmah, 100%.
· Ne ostavljaj za kasnije i sutra ono što treba učiniti danas.
· Krajem dana pospremi svoj radni stol.
· Radi zadatke jednog po jednog, od najvažnijih k manje važnim, pa koliko stigneš (na taj način stići ćeš uvijek mnogo).
· Rutinske teme rješavaj u skladu s načelima: «Uzeto, riješeno», "Jedna tema - jednom kroz ruke".

BILJEŽENJE

· Ujutro stavi na stol prazan komad papira A-4.
· Bilježi stalno - sve što ti je važno (što si čuo, dogovorio, smislio, preuzeo).
· Na tom papiru (ili u PC) bilježi sve svoje obveze. Popisane obveze nisu isto što i pozicija u planu. Popisana obveza je tek potencijalni zadatak u ovom sustavu planiranja.

SASTANCI

· Trajanje sastanka najavi u pozivu i na početku sastanka.
· Pridržavaj se strogo isplaniranog vremena.
· Ako je u pitanju važan sastanak, predvidi rezervno vrijeme za produžetak.
· Nikad ne planiraj sastanke u nizu (ostavi pola sata predaha između dva sastanka)


BLOKOVI U DANU

· Kad planiraš, radni dan popuni fiksnim obvezama do 50 %. Ostalo neka je slobodno.
· U planu obavezno predvidi i ova dva bloka - po 1 sat: «rezerva» i «sitna operativa».
· Slušaj svoj bioritam: kad si u danu općenito najbolji, tada radi najsloženije stvari. Lakše i zanimljivije teme ostavi za kraj dana.
· Više sitnih poslova obavi u jednom bloku (1 sat).
· Odredi kad ti je u danu tvoj «miran sat» (kad te nitko ne smije prekidati).


PREKIDI

· Kad si na važnoj temi, ne dopusti da te prekinu, niti da se prekineš.
· Radi jedno po jedno, bez prekida, po planu, sve dok ne dođeš do isplanirane točke ili dok ti ne istekne isplanirano vrijeme.
· Ako te netko prekine telefonom, ocijeni: da li ćeš započeti razgovor ili dogovoriti kasnije javljanje.
· Dogovori sa šefom način suradnje i vrijeme komunikacije, da te svojim stalnim zahtjevima stalno ne prekida (naravno da on radi važne stvari, ali ...).


DELEGIRANJE

· Ono što drugi može bolje obaviti ili pripada njegovom djelokrugu - to odmah prepusti njemu.
· Delegiraj jasno, s dovoljno uputa.
· Predvidi način praćenja delegiranog zadatka u realizaciji (da li: stalno, ponekad, kad je neki problem, kad se stigne u određenu etapu, kad je kraj ...).
· Delegiraj stalno.
· Pravilo je: Delegiraš poslove, ali ne i svoju odgovornost (ako drugi ne uspijeva i sam si suodgovoran).
· Predvidi način kako ćeš ljudima davati «podršku u hodu».


"PAPIROLOGIJA"

· Ima i tu važnih pravila, ali pomogni si sam. Tako postaješ "sam-sebi-kreativac")


ODRŽAVANJE RASPOLOŽENJA

· Uđi vedar u ured i uvijek veselo pozdravi (iako te vani pljusak smočio do kože).
· Dopusti tijekom dana sebi i drugima neki vic, malo humora, kompliment...
· Ako ti je pao "mrak" ili si u «komi» tog dana, kaži kolegama. Razumjet će.

G. T.

www.manager.hr

Najveća poslovna knjižara u jugoistočnoj Europi

Tvrtka M.E.P. d.o.o. dobila uglednu nagradu za knjigu-planer Učinkovit menadžer

Naša preporuka

Za Vaš godišnji odmor

Izrada web stranica WEB marketing