RSS
Newsletter
Prijavi se!

UPRAVLJANJE SASTANKOM

I. UPRAVLJANJE GRUPOM KAO TAKOVOM
II. UPRAVLJANJE PROCESOM RADA U GRUPI
III. UPRAVLJANJE VREMENOM SASTANKA
VI. UPRAVLJANJE FAZAMA SASTANKA
AFORIZMI, DA SE VIDI DA NIJE SVE TAKO LAKO:

· Svi se slažu s odlukom? Onda je moramo odgoditi!
· Dao sam otkaz svojoj dvojici pomoćnika. Mislili su stalno kao i ja.
· Ako sastanak završi samo zakazivanjem novog sastanka - tu nešto ozbiljno ne štima.
· Deva je konj koju je oblikovala komisija na sastanku.
· Zabranjuju se sastanci petkom. Da bi zaposleni mogli barem jedan dan u tjednu raditi na miru.

Ad I. UPRAVLJANJE GRUPOM KAO TAKOVOM

(VODITELJ = RAVNATELJ "ŽIVOTOM" GRUPE NA SASTANKU)

ULOGA VODITELJA: Upravlja zajedničkim životom grupe.

CILJEVI: Povoljno stanje u grupi i kod svakog pojedinca.

GLAVNA SREDSTVA: Dobiti od sudionika radni elan, dobro osjećanje i raspoloženje, spremnost na sudjelovanje, uvažavanje i poštivanje, zajedništvo i solidarnost, mogućnost i spremnost iskazivanja sposobnosti, aktivnost u smišljanju ideja ...

AKCIJE:

- Usmjerava grupu na cilj (što treba učiniti?) i traži najbolje načine da se cilj postigne (kako trebamo činiti?). Drži se smjera, ali ne koči širenje i produbljivanje rasprave do određene razumne mjere (drži balans).
- Osigurava jasnoću dnevnog reda, podsjeća na očekivanja od susreta, usmjerava pozornost na obvezu izvršenja dnevnog reda i zacrtanih ciljeva sastanka.
- "Štiti" proceduru donošenja odluke (ne odlučuje se prerano, traže se alternative prije odlučivanja, suzdržan je u izjašnjavanju, zahtijeva argumentaciju)
- Podržava kreativnu proizvodnju ideja (hrabri iznošenje neobičnih zamisli, ne dopušta trenutno ocjenjivanje zamisli, "hvata" bitne momente kad se pojave, štiti usamljena mišljenja i potiče ih da se razviju, održava konstruktivno sučeljavanje mišljenja)
- Osigurava kvalitetno komuniciranje u grupi (podržava živ dijalog, traži pojašnjenja navoda i ideja, zahtijeva učvršćenje argumenata, navoda i citata, vjerodostojnosti i stručnog autoriteta osoba na koje se skup ili pojedinci pozivaju, afirmira kratak i konkretan govor te aktivno slušanje).
- Upravlja napretkom u radu (sažima dotadašnju raspravu, povezuje iznijeta mišljenja, vraća raspravu na ono što je potisnuto ili slabo obrađeno, otklanja nevažne teme i one mimo dnevnog reda, prekida ponavljanja i "vrtnju" u krug, postavlja etapne ciljeve, pazi da se ne zastrani u jednom smjeru i izgube ostali aspekti, da se ne zađe u detalje ili ne ode u preopćenitost, ne izjašnjava se prerano, ali ne i prekasno (kad stvar izmiče kontroli, otvara nove (pod)teme koje treba dodatno (možda i kasnije) raspraviti, zatvara neinteresantne ili već obrađene).
- "Štiti" politiku, standarde i ciljeve tvrtke koji moraju biti stalan okvir za rad na sastanku.,
- Pazi na vrijeme (plan trajanja, tempo trošenja, pravovremeni početak i završetak)

Ad. II. UPRAVLJANJE PROCESOM RADA U GRUPI

(VODITELJ = RAVNATELJ RADNIH PROCESA NA SASTANKU)

ULOGA: Upravlja radom grupe na sastanku.

CILJ: Ostvariti najbolji skupni učinak u poslovnom interesu tvrtke (ciljevi sastanka 1- N)

SREDSTVA: Kroz zajednički rad dobiti - potpuno i pravilno sagledavanje situacije, optimalno rješenje problema, dobru odluku, novu originalnu zamisao, najbolju prilagodbu novim uvjetima, potrebitu informiranost, pravovremeno prepoznavanje mogućeg problema, usklađivanje aktivnosti, praćenje napretka posla.

AKCIJE:

- Usmjerava grupu na cilj (što treba učiniti?) i traži najbolje načine da se cilj postigne (kako trebamo činiti?). Drži se smjera, ali ne koči širenje i produbljivanje rasprave do određene razumne mjere (drži balans).
- Osigurava jasnoću dnevnog reda, podsjeća na očekivanja od susreta, usmjerava pozornost na obvezu izvršenja dnevnog reda i zacrtanih ciljeva sastanka.
- "Štiti" proceduru donošenja odluke (ne odlučuje se prerano, traže se alternative prije odlučivanja, suzdržan je u izjašnjavanju, zahtijeva argumentaciju)
- Podržava kreativnu proizvodnju ideja (hrabri iznošenje neobičnih zamisli, ne dopušta trenutno ocjenjivanje zamisli, "hvata" bitne momente kad se pojave, štiti usamljena mišljenja i potiče ih da se razviju, održava konstruktivno sučeljavanje mišljenja)
- Osigurava kvalitetno komuniciranje u grupi (podržava živ dijalog, traži pojašnjenja navoda i ideja, zahtijeva učvršćenje argumenata, navoda i citata, vjerodostojnosti i stručnog autoriteta osoba na koje se skup ili pojedinci pozivaju, afirmira kratak i konkretan govor te aktivno slušanje).
- Upravlja napretkom u radu (sažima dotadašnju raspravu, povezuje iznijeta mišljenja, vraća raspravu na ono što je potisnuto ili slabo obrađeno, otklanja nevažne teme i one mimo dnevnog reda, prekida ponavljanja i "vrtnju" u krug, postavlja etapne ciljeve, pazi da se ne zastrani u jednom smjeru i izgube ostali aspekti, da se ne zađe u detalje ili ne ode u preopćenitost, ne izjašnjava se prerano, ali ne i prekasno (kad stvar izmiče kontroli, otvara nove (pod)teme koje treba dodatno (možda i kasnije) raspraviti, zatvara neinteresantne ili već obrađene).
- "Štiti" politiku, standarde i ciljeve tvrtke koji moraju biti stalan okvir za rad na sastanku.,
- Pazi na vrijeme (plan trajanja, tempo trošenja, pravovremeni početak i završetak)

Ad. III. UPRAVLJANJE VREMENOM SASTANKA

(voditelj = racionalni gospodar resursa)

TRENUTAK SAZIVANJA

- pravodobno (ovisno o vrsti sastanka), ne prerano, ne prekasno, ne na dan sastanka (ljudi planiraju radni dan i tjedan)
- voditi računa o dva učinka: 1) ostaviti ljudima dovoljno vremena da se pripreme, 2) omogućiti im da planiraju radno vrijeme

ŠTO RADITI PO DANIMA U TJEDNU

- ponedjeljkom neka bude manje sastanaka i neka teme ne budu složene i neugodne (pustimo ljude da bez stresa počnu radni tjedan)
- petak ostaviti lakšim, s operativnim temama, ne iza 12 sati

O VREMENU SASTANKA U DANU

- važne i složene sastanke sazivati u doba kad se "operativa" stišala (obavljeni su dnevni zadaci)
- uvažiti osobni bioritam većine sudionika (znate se već kakvi ste!),
- neke tvrtke imaju praksu odrediti vrijeme u danu koje je poželjno za održavanje sastanaka (9-11; 13-14,30)
- za kraj, kad su zaposleni iscrpljeni ne sazivati teške sastanke, one koji izazivaju polemike, one koji traže svježinu i dobru volju.

O PLANSKOM TRAJANJU I IZVRŠENJU

- trajanje se prilagođava temama (ne gurajte svašta u jedan sat) ili se teme prilagođavaju raspoloživom vremenu (samo kod radnih sastanaka)
- uvijek se počinje točno u zakazano vrijeme i završava po najavi
- ne smije se prekoračiti najavljena rezerva u trajanju (na početku sastanka se to najavi)

TROŠENJE VREMENA U KOMUNIKACIJI

- uvodno izlaganje do max 7 minuta
- "jaka" diskusija, potkovana argumentima - do 3 min.
- iznošenje mišljenja, replika, pojašnjenje - 1 min.
- iznošenje novog prijedloga, s obrazloženjem - 2-3 min (max 5)

NEKE TEHNIKE UŠTEDE VREMENA:

- uvodničar može biti osoba koja najviše pozna problem ili je zainteresirana za rješenje problema
- neki radni sastanci mogu se održavati stoječki
- kratki radni sastanak (bez očekivanih rasprava i otvaranja problema) može se sazvati pred pauzu i krajem radnog vremena (sudionici će voditi računa o svom vremenu)

Ad VI. UPRAVLJANJE FAZAMA SASTANKA

1. OTVARANJE SASTANKA

Ciljevi početka: uvesti u zajednički zadatak, uvesti u zajednički život
Početi na vrijeme.
Navesti dnevni red, dodatno objasniti ciljeve (očekivanja) i zajedničku zadaću, skrenuti pažnju na ograničenja (granice problema, politika tvrtke, zakonski okvir...).
Dati sudionicima tzv. tehničke obavijesti: trajanje sastanka, pauze, uvodničari.
Dati sudionicima sadržajne obavijesti o načinu rada: način sažimanja (etapno, vremensko), način posredovanja voditelja (posredna, neposredna rasprava).
Upozoriti na promijenjene okolnosti od zadnjeg susreta (okruženje, interne odluke i drugo) .
Olabaviti atmosferu.

2. PROLAZ KROZ DNEVNI RED

Držati se cilja. Sve mjeriti provjerom doprinosa cilju sastanka.
Ne započinjati nove teme, ne širiti previše, ne prekidati započetu nit.
Držati se planiranog vremena po fazama i točkama dnevnog reda.
Sažimati, rezimirati, povezivati, usmjeravati rasprave.
Podcrtati alternativna rješenja prije traženja najboljeg.
Osigurati opredjeljivanje za optimalno rješenje na bazi istaknutih kriterija i mjerila.

3. PRIVOĐENJE KRAJU I ZAVRŠETAK

Jasno ponoviti dogovoreno, s bilježenjem po potrebi.
Navesti tko - kada - što.
Istaknuti kako će se pratiti izvršenje.
Napomenuti o vremenu narednog sastanka (ili fiksno dogovoriti).
Završiti na vrijeme.
Završiti u vedrom tonu.

....................................

NAMIJENJENO OSOBNOM KORIŠTENJU. ZABRANJENA SVAKA JAVNA UPOTREBA. AUTORSKA PRAVA PRIDRŽANA © MEP & GT

www.manager.hr

Najveća poslovna knjižara u jugoistočnoj Europi

Tvrtka M.E.P. d.o.o. dobila uglednu nagradu za knjigu-planer Učinkovit menadžer

Naša preporuka

Za Vaš godišnji odmor

Izrada web stranica WEB marketing