USMJERAVANJE ULAZNIH PORUKA PREMA TIPU AKCIJE

Sjetite se povratka s godišnjeg odmora. Bilo je lijepo, a onda? Sve ispočetka - i to od "ulazne pošte". Na stolu desetine dopisa, tiskanica, izvještaja, požurnica... a povrh toga "tisuće" e-poruka koje čekaju samo na vas. Ne zaboravite da svaka komunikacija započinje porukom čija je namjera bila izazvati neku vašu reakciju (kao primatelja).

Dakle, ulazne poruke nisu nedužne: one vas vabe ili izazivaju na akciju, čak i onda kad ste unaprijed svjesni da vam ne trebaju. Zato sve ulazne dopise i poruke smijemo nazivati "izvanjski poticaji na akciju". Odakle stižu svi ti poticaji? Iz okruženja, iz tvrtke, od rodbine i prijatelja... Dobrom strategijom htjet ćete im broj smanjiti, no, kad su već tu, treba se s njima dobro nositi.

S dopisima i porukama je lako - sve dok ih ne otvorimo. Tek što ste zadovoljili prvu znatiželju, preletivši pogledom kroz sadržaj, ne znate što biste sa svima njima.
Desetak minuta bit će dovoljno za razvrstavanje ulaznih poticaja u pet osnovnih "ladica" koje znače i njihovu daljnju sudbinu.

Ulaznu poruku ili dopis moguće je:
1. proučiti i riješiti odmah, u cijelosti,
2. formirati "radni predmet" i raditi na njima dalje,
3. proslijediti,
4. odložiti, neka im vrijeme presudi.
5. baciti u koš ili u recycle bin,

Glavni problem u ovom poslu je sindrom "neimanja vremena" i neodlučnost. Treba se odlučiti biti - odlučan.

EVO NEKIH "SVJETSKIH" PRAVILA O TRETIRANJU ULAZNIH POTICAJA:

Ako je ikako moguće, (manji) predmet riješite istog dana.

Ako se u radu rukovodite dnevnim planom rada, ne dopustite da vas novi poticaj odvoji od njega.

Proslijedite drugima sve što nije vaše.

Delegirajte sve što drugi mogu obaviti bolje i brže od vas.

Naiđete li na zanimljiv papir ili e-poruku, uložite ih u trajniju košuljicu ili folder.

Uputite tajnicu da određene inpute odradi sama u vaše ime.

Koristite staro načelo "uzeto - riješeno" te "dotakni dopis samo jednom" (zgotovite novi posao u jednom prolazu, bez prekidanja).

Ako dvojite što uraditi s temom, izdvojite je u hrpu "čeka da joj vrijeme prosudi".

Redovito "prosijavanje" nakupljenih dokumenata sa ruba stola još je jedna poželjna tehnika, pogotovo kad se rabi disciplinirano, u ritmu: ili istekom razdoblja (na primjer, svakih tjedan ili dva) ili kad hrpica naraste iznad određene visine (na primjer, pet centimetara).

Završni aforizam:

Izludit će me ovi dopisi. No, bolje je imati ih nego nemati. Naime... najmanju aktivnost ima tvrtka koja nestaje i kojoj ne ide.

G.T.