NEKE PREDRASUDE O UPRAVLJANJU ZNANJEM

Organizacije svakodnevnim radom stvaraju golem broj podataka, a velika količina također dolazi iz okoline. Koristeći ras­položive unutarnje i vanjske podatke, računalima vrlo brzo proizvodimo mnogo najrazličitijih informacija. Posljedica toga može biti preinformiranost ili "bom­bardiranje" prevelikim brojem informacija koje ne stignemo pratiti, a kamoli ko­ristiti. U šumi najrazličitijih informacija, bez odgovarajućeg upravljanja, vrlo je teško izdvojiti one koje su doista potrebne za odlučivanja, odnosno stvaranje no­vog znanja. Za bolje razumijevanje upravljanja znanjem (Knowledge Management - KM) korisno je sažeto pojašnjenje odnosa između podataka, informacija i znanja.

Podaci. Znanje započinje podacima. To su objektivne i kvantitativne činjenice kao npr.: cijene dionica, točnost isporučivanja, indeks zadovoljstva kupca, spo­sobnost i stabilnost procesa. Podatke možemo lako pohraniti u bazu podataka označenu i prilagođenu za lako i brzo pretraživanje. Oni nemaju nikakvo znače­nje, već samo opisuju ono što jest i što je bilo.

Informacija. Podaci su temelj za informacije. Informacija je podatak sa zna­čenjem, jer stavlja podatak u odgovarajući kontekst. Podatak o stvarnom datumu isporuke u odnosu na plan - npr., isporuka će biti pet dana poslije ugovorenog datuma - predstavlja podatak s dodanim značenjem i odnosom, tj. tvori informa­ciju.

Znanje. Znanje je informacija s unutarnjom vrijednosti, npr. kašnjenje ispo­ruke (informacija) znači da moramo nešto poduzeti kako bismo ostvarili obeća­nja dana kupcima. Dodana dimenzija vrijednosti ili odnosa može doći samo od zaposlenika. Njihovo iskustvo i poznavanje problematike pretvara informaciju u znanje koje ima najveću vrijednost za organizaciju, jer pokreće zaposlenike na akciju. Primjena znanja dovodi do promjena, novih proizvoda i usluga, odnosno do mnogo uspješnijeg poslovanja.

Upravljanje znanjem trebali bismo sve više usredotočiti na prijenos znanja (Knowledge Sharing). Naime, da bi znanje bilo potpuno iskorišteno, makar stvoreno individualno, mora biti preneseno unutar odgovarajuće zajednice. Prijenos znanja osobito je važan za brže i bolje uvođenje novih zaposlenika u posao. Organizacija mora sustavno čuvati i razvijati svoje znanje, kako bi i buduće generacije startale sa što više razine izvrsnosti. Naročito trebamo čuvati i razvijati jedinstveno znanje (proprietary knowledge) organizacije po kojemu je kupci prepoznaju. Ako spremljeno, preneseno i usvo­jeno znanje nije učinkovito korišteno, upravljanje znanjem nije potpuno. Zato bismo trebali vješto upravljati s tri osnovne sastavnice upravljanja znanjem: zapo­slenicima, sadržajem i tehnologijom.

Uz upravljanje znanjem vezane su neke predrasude koje valja izbjeći. Ono je naj­prije bilo hvaljeno kao univerzalno rješenje za nedostatne inovacije i produktiv­nost, ali se ubrzo pokazalo da primjena baš i nije jednostavna. Neki menadžeri su čak tvrdili da je to gubitak vremena i novca. Ipak, upornom primjenom upravlja­nja znanjem mnoge su organizacije polučile znatnu korist. Predrasude se najčešće svode na sljedeće:

• Uspostavimo bazu podataka i sve će se odvijati samo od sebe. Baza puna podataka i odgovarajući pretraživač ne jamče da će ih zaposlenici koristiti, jer je to proces kojim treba upravljati.
• Tehnologija može zamijeniti neposredne kontakte. Pokazalo se, međutim, da su najbolji procesi upravljanja znanjem kombinacije visokih tehnologija i neposrednih kontakata.
• Najprije stvorimo organizaciju koja uči. To nije nužno.
• Usredotočenje na informacije. Usredotočenjem na informacije organizacije gube pravu vrijednost koja im je raspoloživa u zaposlenicima.
• Najprije trebamo imenovati menadžera za znanje. To nije nužno.
• Usmjerenje na prave alate. Složeni hardver i softver beskorisni su bez upor­ne primjene pravih procesa za stvarno korištenje tih alata.

Primjenom upravljanja znanjem tijekom posljednjih desetak godina stečeno je dovoljno iskustava i znanja za razvoj učinkovitih modela. Organizacije često ne znajući da imaju potrebno znanje kupuju ga od vanjskih stručnjaka.  To izbjegavamo imenovanjem brokera znanja koji povezuju znalce s onima koji trebaju neko određeno znanje. Brokeri znanja su naročito potrebni novim zaposlenicima koji nedovoljno poznaju organizaciju i njene zaposlenike.

U Zagrebu, 9. prosinca 2009.      
dr. sc. Ivica Oslić